Zorganizowany system przepływu klientów to udogodnienie wykorzystywane nie tylko sektorze prywatnym. Zmiany te zawitały również do polskich urzędów miast. Coraz więcej władz instytucji użyteczności publicznej decyduje się na system zarządzania ruchem klientów potocznie znany jako „kolejkomat”.

Dzięki tym urządzeniom już nie stracimy całego dnia na załatwianie jednej sprawy w urzędzie. System zarządzania ruchem klientów to dobra zmiana dla polskich urzędów, która poprawiła poziom satysfakcji interesantów już w takich miastach jak Kraków, Jelenia Góra czy Katowice. Do tej listy w ekspresowym tempie dołączają inne miasta Polski zarówno te mniejsze, jak i większe.

Zasada działania kolejkomatu jest bardzo prosta. Urządzenie znajduje się przy wejściu do urzędu. Wchodzący do placówki petent musi tylko na nim zaznaczyć cel swojej wizyty i kategorię usługi, którą jest zainteresowany. W dalszej kolejności instruuje go wydruk, który otrzymuje z maszyny. Znajduje się na nim numerek, który oznacza zajmowane miejsce w kolejce. Na wydruku jest również napisane, do którego pokoju (czy stanowiska, zależy od struktury urzędu) musi się on udać aby załatwić swoją sprawę. Określona jest również liczba oczekujących już osób oraz przewidywany czas za jaki rozpatrywany zostanie problem właściciela wydruku. Takie rozwiązanie umożliwia eliminację bezproduktywnego oczekiwania na terenie urzędu oraz zapobiega chaosowi samodzielnego poszukiwania odpowiedniego pracownika czy choćby konieczności dopytywania w punkcie informacji.

Urzędy wyposażone w system zarządzania ruchem klientów przeważnie mają na korytarzach monitory, na których widnieje informacja, który numerek obecnie jest obsługiwany,znajduje się on w zasięgu wzroku interesantów. Niekiedy zamiast monitora, są głośniki, które przekazują tą informację klientom. Kolejkomaty są intuicyjne w obsłudze, każdy więc powinien sobie z nimi bez trudu poradzić.

System zarządzania ruchem klientów to nowoczesne i korzystne rozwiązanie nie tylko dla petentów – chociaż wiadomo, że o ich wygodę chodzi tu najbardziej. Na pojawieniu się kolejkomatów w urzędach korzystają także pracownicy tych placówek. Wiedzą bowiem dokładnie ilu interesantów na nich dziś czeka, mogą spokojnie rozplanować sobie pracę oszczędzając sobie przy tym słuchania kłótni osób czekających na swoją kolej. Modernizacja systemu obsługi petentów pozytywnie wpływa zarówno na jakoś obsługi jak i na wizerunek polskiego urzędu.