Myśli, artykuły, wynalazki, cywilizacja

Biznes i gospodarka

Jak dbać o bezpieczeństwo korespondencji

Sprawne funkcjonowanie firmy zależy od wielu czynników. Każdy program, pracownik i każda pozdejmowana decyzja to cząstka jej sukcesu. Czasami jednak biznes nie rozwija się tak dynamicznie, jakby życzył sobie tego właściciel. Prowadząc firmę łatwo wpaść w pewne schematy myślowe, czasem też trudno zwrócić uwagę na wszystkie elementy lub spojrzeć na nie obiektywnie. Tu przychodzą z pomocą firmy zewnętrzne, które chłodnym i rzeczowym okiem oceniają działanie firmy.

Firma to pewien mechanizm, którego poszczególne części bywają zawodne, a czasem wymagają wymiany. Kluczowe jest gromadzenie i prawidłowe przechowywanie informacji, które są niezbędne do prowadzenia działalności. Dlatego każda firma powinna przejść audyt bezpieczeństwa informacji. Co to takiego i dlaczego przedsiębiorcy powinni zlecać to firmom zewnętrznym?

Przewagą firm zewnętrznych przeprowadzających audyty bezpieczeństwa informacji jest właśnie nieznajomość firmy. Brak wiedzy na temat codziennego funkcjonowania biznesu umożliwia szybkie wychwycenie popełnianych błędów w trakcie pracy. Często wystarczy jeden dzień, aby niewielka firma dowiedziała się w czasie audytu bezpieczeństwa danych o swoich zaniedbaniach, które mogą doprowadzić biznes do ruiny. Najczęściej popełniane błędy to często zupełne błahostki, na które nie zwracamy szczególnej uwagi. To niestety może firmę dużo kosztować.

Niepoprawne usuwanie danych

Dużym błędem popełnianym przez pracowników jest wyrzucanie notatek, informacji, a nawet dokumentów do zwykłego kosza na śmieci. Zamazanie informacji długopisem, czy przedarcie kartki na prawdę nie są w stanie ukryć treści na niej zamieszczonej. Dlatego w każdej firmie powinna znaleźć się dobra niszczarka, dzięki której wszystkie poufne dokumenty nie będą już mogły zostać odczytane.

Korespondencja elektroniczna

Podczas audytu bezpieczeństwa informacji pracownicy dowiadują się także o tym, jak poprawnie korzystać ze skrzynki elektronicznej. Nie, to nie żart. Notorycznie popełnianym błędem jest niewłaściwe adresowanie mejli. Poczta automatycznie sugeruje adresata lub grupę odbiorów w belce adresu. To rzeczywiście wygodna opcja, dzięki której korespondencja jest szybsza i sprawniejsza. Jednak to udogodnienie sprawia, że pracownicy nie sprawdzają dokładnie adresów docelowych, a korespondencja dociera wtedy do osób, które nie powinny mieć do niej dostępu. Audyt bezpieczeństwa danych uświadamia pracownikom, ze nawet drobne zaniedbania mogą zaważyć na wizerunku firmy (np. w trakcie wysyłki mejla zbiorowego pracownik powinien korzystać z opcji ukrywania odbiorców).